Как можно в скором времени реализовывать оформлении грузов по жд перевозкам, может есть уже давно отработанные системы.

Вот поэтому и нужно в штате иметь своих специалистов, которые будут заниматься аналогичными вопросами

сейчас все более чем развито в этом плане и не обязательно переплачивать, есть компания https://artem-s.ru/oplata-zheleznodorozhnogo-tarifa-i-ehtran , они непосредственно оказывают помощь в оформлении грузов, чтоб тут много не писать, проконсультируйтесь сами напрямую.